Phần II: Microsoft Excel

Bài 1: Những kiến thức cơ bản

I. Khởi động và thoát khỏi chương trình

1. Khởi động chương trình.

C1: Kích đúp chuột trái vào biểu tượng Microsoft Excel

C2: Start/ Program/ Microsoft Excel.

2. Thoát chương trình

C1: Kích chuột trái vào biểu tượng Close trên thanh tiêu đề

C2: File/ Exit

C3: Alt+ F4

II. Workbook

1.Khái niệm

Workbook là tập hợp các bảng tính (Sheet) được xếp chồng lên nhau và được lưu vào bộ nhớ của máy tính giống như một file văn bản.

2. Các thao tác vớI Workbook

a. Tạo một Workbook trắng

C1: File/ New/ Workbook/ OK

C2: Kích chuột trái vào biểu tượng New trên thanh công cụ Standard

C3: Ctrl+ N

b. Lưu trữ Workbook

C1: File/ Save

C2: Kích chuột trái vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Standard

C3: Ctrl+ S

c. Đóng Workbook hiện hành

C1: File/ Close

C2: Ctrl+ W

C3: Ctrl+ F4

d. Mở một Workbook đã được lưu trong máy

C1: File/ Open

C2: Kích chuột trái vào biểu tượng Open trên thanh công cụ Standard

C3: Ctrl+ S

III. Sheet

1. Khái niệm.

Sheet là một bảng tính nằm trong Workbook cho phép nhập và chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên bảng tính.

2. Các thao tác với Sheet.

a. Mở sheet

b. Đổi tên cho sheet

- B1: C1: Bấm chuột phảI vào Sheet cần đổi tên. Sau đó chọn Rename

C2: Kích đúp chuột trái vào tên Sheet cần đổi

- B2: Nhấp tên Sheet cần đổi

- B3: Ấn Enter

c. Chèn them Sheet

C1: Bấm chuột phải vào một Sheet bất kỳ, sau đó chọn Insert/ Worksheet/ OK

C2: Insert/ Worksheet.

d. Xoá Sheet.

- Bấm chuột phải vào Sheet cần xoá/ Delete/ OK

e. Sao chép Sheet

- Bấm chuột phải vào Sheet cần được sao chép/ Move or copy/ Create a copy/ OK

Bài 2: Các thao tác trên Sheet

I. Dữ liệu trong Excel.

1. Qui ước dữ liệu.

- Dữ liệu dạng chữ

- Dữ lliệu dạng số

2. Nhập dữ liệu.

B1: Di chuyển con trỏ tới ô cần nhập.

B2: Nhập nội dung giống như Word

B3: Di chuyển con trỏ tới ô khác

3. Sửa dữ liệu.

4. Sao chép và di chuyển dữ liệu.

II. Cơ sở dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu là dữ liệu dưới dạng bảng gồm nhiều dòng và nhiều cột liền kề nhau và có chứa dữ liệu. Trong đó cột gọi là trường, dòng gọi là bản ghi.

III. Các thao tác trên cơ sở dữ liệu (CSDL).

1. Tính toán trong CSDL.

a. Nhập công thức.

B1: Đưa con trỏ tới ô cần nhập công thức.

B2: Nhập dấu =

B3: Nhập các thành phần trong công thức.

B4: Enter.

b. Sao chép công thức.

B1: Đưa chuột tới ô chứa công thức.

B2: Đặt con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải của ô đó (khi đó con trỏ xuất hiện dấu +)

B3: Giữ nguyên chuột trái và kéo tới những ô cần sao chép công thức hoặc kích đúp chuột trái tại ô đó.

2. Định dạng.

a. Căn chỉnh dữ liệu.

- Bôi đen các ô.

- Format/ Cells (CTRL+ 1)

=> XHHT (xuất hiện hộp thoại).

+ Chọn thẻ Alignment.

b. Định dạng Font.

- Bôi đen các ô.

- Format/ Cells (CTRL+ 1)

=> XHHT (xuất hiện hộp thoại).

+ Chọn thẻ Font.

c. Tạo đường viền.

- Bôi đen các ô.

- Format/ Cells (CTRL+ 1)

=> XHHT (xuất hiện hộp thoại).

+ Chọn thẻ Border.

d. Đổ màu nền.

- Bôi đen các ô.

- Format/ Cells (CTRL+ 1)

=> XHHT (xuất hiện hộp thoại).

+ Chọn thẻ Patterns.

e. Định dạng kiểu dữ liệu.

- Bôi đen các ô.

- Format/ Cells (CTRL+ 1)

=> XHHT (xuất hiện hộp thoại).

+ Chọn thẻ Number

Bài 3: Tính toán căn bản.

I. Địa chỉ.

1. Khái niệm.

- Là toạ độ giao nhau giữa hàng và cột của một ô hoặc một khối ô trên một Sheet. Chứa giá trị là giá trị nằm trong ô hoặc khối ô.

- Có dạng: Cột hang

2. Địa chỉ ô.

3. Địa chỉ khối ô.

4. Phân loại địa chỉ.

a. Địa chỉ tương đối.

- Địa chỉ tương đối là địa chỉ có thể thay đổi trong quá trình sao chép công thức. Có dạng: <cột> <hàng>

VD: A4, B10…

b. Địa chỉ tuyệt đối.

- Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ không thay đổi trong quá trình sao chép công thức. Có dạng <$cột> <$hàng>

VD: $A$4, $B$10,…

II. Biểu thức.

1. Khái niệm.

- Là một công thức trả lại giá trị nhất định tương ứng với mỗi thành phần trong công thức.

- Có dạng: A O B.

- Trong đó: A, B là toán hạng.

O là toán tử.

2. Cách thể hiện một biểu thức trong Excel.

III. Một số công cụ tự động.

1. Tự động điền đầy số.

2. Tự động tính tổng.

3. Tự động sắp xếp.

4. Chèn cột, dòng.

5. Xoá cột, dòng.

6. Định dạng kích thước cột, dòng.

Bài 4: Sử dụng hàm trong tính toán và nhóm hàm thống kê.

I. Cách sử dụng hàm trong tính toán.

= Tên hàm (Danh sách đối số).

II. Nhóm hàm thống kê.

A. Nhóm hàm thống kê không điều kiện.

1. SUM (n1, n2,…)

- Hàm trả về tổng của các tham số, các tham số có thể là địa chỉ của một ô, một khối ô hoặc một số cụ thể.

2. MIN (n1, n2,…)

- Hàm trả về giá trị nhỏ nhất của các tham số đưa vào.

3. MAX (n1, n2,…)

- Hàm trả về giá trị lớn nhất của các tham số đưa vào.

4. AVERAGE (n1, n2,…)

- Hàm trả về trung bình cộng của các tham số.

5. COUNT (Vùng_ dữ_ liệu)

- Hàm trả về số các ô trong vùng dữ liệu có dữ liệu kiểu số.

6. COUNTA (Vùng_dữ_liệu)

- Hàm trả về số các ô trong vùng dữ liệu khác trống.

7. COUNTBLANK (Vùng_ dữ_ liệu)

- Hàm trả về số các ô trong vùng dữ liệu không có dữ liệu.

8. RANK (n, Vùng_ dữ_ liệu, Tiêu chuẩn)

- Hàm trả về thứ hạng của n so với giá trị của các ô trong vùng dữ liệu.

+ n: là giá trị đem so sánh

+ Tiêu chuẩn= 0: thứ hạng giảm dần.

+ Tiêu chuẩn= 1: thứ hạng tăng dần.

B. Nhóm hàm thống kê có điều kiện.

1. SUMIF (Vùng_ chứa_ điều_ kiện, Điều_ kiện, Vùng_ cần_ tính_ tổng)

- Hàm trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều kiện đưa vào.

2. COUNTIF (Vùng_ chứa_ điều_ kiện, Điều_ kiện)

- Hàm trả đếm có điều kiện.

Bài 5: Nhóm hàm toán học và nhóm hàm điều kiện.

I. Nhóm hàm toán học.

1. ABS (n)

- Hàm trả về giá trị tuyệt đốicủa tham số đưa vào.

2. POWER (n, m)

- Hàm trả về giá trị của só n với số mũ là m.

3. SQRT (n)

- Hàm trả về căn bậc hai của tham số đưa vào.

4. INT (n)

- Hàm trả về phần nguyên của tham số đưa vào.

5. MOD (n, m)

- Hàm trả về phần dư của phép chia n cho m.

6. ROUND (n, m)

- Hàm làm tròn số n đúng bằng m số.

+ m>0: làm tròn m chữ số phần thập phân.

+ m<0: làm tròn m chữ số phần nguyên.

II. Nhóm hàm điều kiện.

1. NOT (Điều_ kiện)

- Hàm trả giá trị phủ định của điều kiện đưa vào.

2. OR (Điều_ kiện1, Điều_ kiện 2,…)

Là hàm HOẶC hay là hàm LOẠI ĐIỀU KIỆN. Nó chỉ trả về giá trị True hoặc False.

+ Hàm trả về True khi có ít nhất một điều kiện có giá trị TRUE.

+ Hàm trả về False khi tất cả các điều kiện có giá trị FALSE.

3. AND (Điều_ kiện 1, Điều_ kiện 2,…)

Là hàm VÀ hay là hàm KẾT HỢP ĐIỀU KIỆN. Hàm này chỉ trả về giá trị True hoặc False.

+ Hàm trả về False khi có ít nhất một điều kiện có giá trị False.

- Hàm trả về True khi tất cả các điều kiện có giá trị True.

4. IF (Điều_ kiện, Giá_ trị 1, Giá_ trị 2)

Là hàm trả về giá trị

+ Hàm trả về giá trị 1 khi điều kiện là True.

+ Hàm trả về giá trị 2 khi điều kiện là False.

Bài 6: Nhóm hàm thời gian và xử lý văn bản.

I. Nhóm hàm thời gian.

1. DATE (năm, tháng, ngày)

- Hàm trả về một giá trị kiểu ngày tháng theo định dạng của ô.

2. DAY (biểu thức ngày tháng năm)

- Hàm trả về ngày của biểu thức đưa vào.

3. MONTH (biểu thức ngày tháng năm)

- Hàm trả về tháng của biểu thức đưa vào.

4. YEAR (biểu thức ngày tháng năm)

- Hàm trả về năm của biểu thức đưa vào.

5. TODAY ()

- Hàm trả về biểu thức ngày tháng năm hiện tại của hệ thống máy tính.

6. Now ()

Là hàm trả về biểu thức ngày tháng năm và thời gian hiện tại của hệ thống máy tính.

7. TIME (giờ, phút, giây)

- Hàm trả về một giá trị kiểu thời gian phù hợp với định dạng của ô.

8. HOUR (biểu thức thời gian)

- Hàm trả về giờ của biểu thức đưa vào.

9. MINUTE (biểu thức thời gian)

- Hàm trả về phút của biểu thức đưa vào.

10. SECOND (biểu thức thời gian)

- Hàm trả về giây của biểu thức đưa vào.

II. Nhóm hàm xử lý văn bản.

1. LEN (Xâu_ đưa_ vào)

- Hàm trả về độ dài của xâu_ đưa_ vào.

2. UPPER (Xâu_ đưa_ vào)

- Hàm trả về là xâu_ đưa_ vào sau khi chuyển toàn bộ thành chữ hoa.

3. LOWER (Xâu_ đưa_ vào)

- Hàm trả về xâu_ đưa_ vào sau khi chuyển toàn bộ thành chữ thường.

4. PROPER (Xâu_ đưa_ vào)

- Hàm trả về xâu_đưa_ vào sau khi chuyển các ký tự đầu thành các ký tự hoa, các ký tự còn lại là ký tự thường.

5. TRIM (Xâu_ đưa_ vào)

- Hàm trả về là xâu_đưa_ vào sau khi cắt bỏ các dấu cách ở hai đầu nếu có.

6. LEFT (Xâu_ đưa_ vào, n)

- Hàm trả về n ký tự bên trái của xâu_ đưa_ vào.

7. RIGHT (Xâu_ đưa_ vào, n)

- Hàm trả về n ký tự bên phải của xâu_ đưa_ vào.

8. MID (Xâu_ đưa_ vào, p, n)

- Hàm trả về n ký tự của xâu_ đưa_ vào bắt đầu từ vị trí thứ p.

9. Value (Xâu)

- Là hàm chuyển đổi xâu chỉ chứa số thành dữ liệu dạng số.

Bài 7: Nhóm hàm tìm kiếm.

1. Hàm Vlookup

= Vlookup (giá trị dò tìm, bảng tham chiếu, cột cần lấy, x)

Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm.

+ Giá trị dò tìm là giá trị giống nhau hoàn toàn giữa bảng CSDL và bảng tham chiếu. Luôn luôn được lấy trên bảng CSDL.

+ Bảng tham chiếu: cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải bao phủ vừa đủ và toàn bộ các giá trị dò tìm. Luôn luôn phải để ở giá trị tuyệt đối.

+ Cột cần lấy đếm xem nó là cột thứ bao nhiêu trong bảng tham chiếu. Khi đếm phải đếm từ trái qua phải.

+ X là cách dò tìm

. x= 0 dò tìm một cách chính xác

. x=1 là dò tìm một cách tương đối và cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

2. Hàm Hlookup

= Hlookup (giá trị dò tìm, bảng tham chiếu, cột cần lấy, x)

Hàm Hlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo dòng đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. Cách sử dụng tương tự như hàm Vlookup nhưng theo cột bằng dòng.

Bài 8: Sắp xếp dữ liệu và lọc dữ liệu.

I. Sắp xếp dữ liệu

1. Sắp xếp dữ liệu trên một cột.

2. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.

- Bôi đen vùng dữ liệu cần được sắp xếp.

Data/ Sort -> Hộp thoại xuất hiện

+ Sort by: chọn tên cột chính cần được sắp xếp.

+ Then by: chọn tên cột phụ thứ nhất cần được sắp xếp.

+ Then by: chọn tên cột phụ thứ hai cần được sắp xếp.

+ Ascending: chọn hướng sắp xếp là tăng dần.

+ Descending: chọn hướng sắp xếp là giảm dần.

+ Header row: không sắp xếp dòng đầu tiên.

+ No header row: sắp xếp cả dòng đầu.

- OK.

II. Lọc dữ liệu

1. Lọc tự động

- Áp dụng đối với những trường hợp lọc đơn giản dữ liệu lọc chỉ lọc ở trên một cột, và có nhiều nhất là 2 điều kiện trong cùng một cột. Cho nên khi muốn lọc dữ liệu ở trên nhiều cột thì ta phải tiến hành lọc làm nhiều lần.

* Cách lọc.

- Đặt con trỏ vào cùng cơ sở dữ liệu cần lọc hoặc bôi đen vùng đó.

- Data/ Filter/ AutoFilter, lúc đó ở đầu mỗi cột xuất hiện các hình mũi tên đi xuống. Kích chuột trái vào hình mũi tên để tiến hành lọc.

+ All: hiện toàn bộ bảng CSDL.

+ Top 10: lọc ra một nhóm người trong nhóm đầu tiên hoặc nhóm cuối cùng. Nhưng chỉ áp dụng đối với những cột có dữ liệu là dạng số.

+ Chọn một giá trị trong danh sách cần dọc.

+ Custom là lọc có điều kiện.

* Cách bỏ lọc tự động

- Để bỏ lọc tự động thì vào Data/ Filter/ AutoFilter.

2. Lọc chi tiết

- Áp dụng đối với những trường hợp lọc phức tạp có nhiều điều kiện và có thể lọc ở trên nhiều cột khác nhau.

- Yêu cầu của việc lọc chi tiết là phải tạo ra được vùng điều kiện tiêu chuẩn lọc. Vùng điều kiện tiêu chuẩn lọc phải có ít nhất là 2 dòng. Dòng đầu tiên là dòng tiêu đề, các dòng sau chứa điều kiện đưa vào.

- Vùng điều kiện:

+ Điều kiện trực tiếp

+ Điều kiện dạng công thức

- Cách lọc:

- Đặt con trỏ tại vùng CSDL cần lọc hoặc bôi đen vùng đó.

- Data/ Filter/ Advanced Filter…

----- > Hộp thoại xuất hiện

+ List range: lấy vùng CSDL cần lọc

+ Criteria range: lấy vùng điều kiện tiêu chuẩn lọc

+ Kích chuột trái lên Copy to another location

+ Copy to: đặt con trỏ chuột chọn lấy 1 ô ngoài Sheet để đặt vùng dữ liệu lọc.

- OK.

Bài 9: Vẽ đồ thị

Đồ thị là cách thể hiện dữ liệu một cách trực quan thông qua hình ảnh. Giúp người quan sát đưa ra được đánh giá tổng quan một cách cụ thể về giá trị đưa vào một cách dễ dàng.

1. Cách vẽ đồ thị.

- Bôi đen vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ.

- Vào Insert/ Chart hoặc kích chuột trái vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ Standard

-----> Hộp thoại xuất hiện

- Chọn loại biểu đồ cần vẽ

- Kích Next để đặt thuộc tính cho biểu đồ.

2. Cách hiệu chỉnh đồ thị.

Bài 10: Định dạng trang in và in ấn.

I. Định dạng trang in.

- File/ Page setup -- > xuất hiện hộp thoại

1. Page: đặt trang in

- Orientation: hướng trang

+ Portrait: trang giấy dọc

+ Landscape: trang giấy ngang

- Scaling: xác định tỷ lệ

+ Adjust to: điều chỉnh phần trăm in

- Paper size: chọn khổ giấy in

2. Margins: thiết lập lề in

- Top: lề trái

- Bottom: lề dưới

- Left: lề trái

- Right: lề phải

- Header: khoảng cách cho tiêu đề trên

- Footer: khoảng cách cho tiêu đề dưới

- Center on page: căn chỉnh bảng tính vào giữa trang

+ Horizontally: căn chỉnh bảng tính vào giữa trang theo chiều ngang

+ Vertical: căn chỉnh bảng tính vào giữa trang theo chiều ngang.

3. Header/ Footer: tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang

- Custom header: tạo tiêu đề trên

- Custom footer: tạo tiêu đề dưới

4. Sheet:

- Print area: chọn vùng in

- Rows to repeat at top: lặp lại dòng tiêu đề đầu cho các trang sau

- Colums to repeate at left: lặp lại tiêu đề cột phía bên trái cho trang sau.

- Gridlines: In cả đường lưới

- Row and column heading: in cả tiêu đề dòng và tiêu đề cột

- Down, then over: đánh số trang theo chiều dọc

- Over, then down: đánh số trang theo chiều ngang

II. In ấn

1. Xem trước khi in

C1: File/ Print preview

C2: Bấm vào biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ Standard

2. In

C1: Kích chuột trái vào biểu tượng Print trên thanh công cụ

C2: File/ Print

C3: Ctrl+ P

----- > Hộp thoại xuất hiện

+ Name: chọn tên máy in

+ All: In toàn bộ

+ Page(s): In từ trang…..đến trang…..

+ Number of copies: nhập số bản in cần được in.